Tuy nhiên, không phải lúc nào chất lượng thông tin và xử lý thông tin từ các cuộc TXCT cũng được như mong muốn. Bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ về thái độ tích cực chuẩn bị chu đáo của cử tri để phản ánh cho đại biểu, còn không ít những cuộc TXCT bị lặp đi lặp lại những kiến nghị không đầu không cuối, nhằm giải tỏa những bức xúc của từng cá nhân theo kiểu nghe người ta nói mà không đưa ra được sự việc cụ thể nào; lại có tình trạng cử tri tận dụng diễn đàn TXCT để bày tỏ những bức xúc cá nhân... làm cho mục đích, yêu cầu, thời gian của cuộc TXCT bị phá vỡ.

Vấn đề ở chỗ: cử tri thì có quyền bày tỏ ý kiến với đại biểu, dù cử tri nói có dông dài, không trọng tâm, thậm chí nói không chính xác đi nữa thì cử tri không có lỗi. Mặt khác, là đại biểu thì phải lắng nghe nguyện vọng của cử tri để làm tròn vai trò đại biểu, qua ý kiến của cử tri phải chắt lọc được những vấn đề cốt lõi cho công việc của đại biểu. Qua TXCT mà không lựa chọn được những thông tin có chất lượng phục vụ cho hoạt động của chính đại biểu và của HĐND, không giúp ích gì cho việc khắc phục những bức xúc của người dân thì rất lãng phí thời gian. Sự lãng phí do sử dụng thời gian TXCT không hiệu quả tính ra cũng không nhỏ.

Để nâng cao chất lượng thông tin tại các cuộc TXCT, cần nhận thức TXCT là một khoa học, vừa là một nghệ thuật. Nói là một khoa học vì mục đích của TXCT là tiếp nhận thông tin có ích (thông tin tích cực) từ hai chiều, một chiều từ đại biểu cung cấp cho cử tri và chiều ngược lại là đại biểu tiếp nhận được những thông tin cần thiết, có cơ sở thực tiễn để thực hiện nhiệm vụ của mình. Nếu không thực hiện được hai chiều thông tin có chất lượng, hiệu quả TXCT còn thấp. Do đó, phải cân đối được nhu cầu của hai chiều thông tin và phải có thông tin giá trị vừa tầm về quy mô và thiết thực về nội dung, phản ánh được những vấn đề do cuộc sống đặt ra. Tính nghệ thuật trong TXCT là khả năng điều khiển của người tổ chức Hội nghị TXCT - ở đây là đại diện UBMTTQ, làm sao cho buổi tiếp xúc đạt được mục đích là chia sẻ được nhiều thông tin, tạo ra sự đồng thuận, tin tưởng của cử tri trong suốt quá trình tiếp xúc.

Về thành phần tham dự các cuộc TXCT: thông qua quy chế phối hợp với UBND và UBMTTQ, yêu cầu tại các cuộc TXCT tùy theo tính chất và phạm vi quan tâm của cử tri ở từng địa bàn để mời đại diện UBND, các cơ quan chuyên môn các cấp, hoặc tổ chức, cá nhân liên quan đến dự và trực tiếp giải trình những vấn đề cử tri quan tâm.

Để điều hành một cuộc TXCT có chất lượng, vai trò chủ trì và điều tiết nhịp độ, điều tiết thời gian cũng như nhận định, phân loại ý kiến của đại diện UBMTTQ trong các cuộc TXCT rất quan trọng. Đòi hỏi phải cập nhật được tình hình chung và những vấn đề cử tri quan tâm, cũng như hiểu biết phạm vi thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cấp chính quyền để phân loại nội dung và yêu cầu giải trình, trả lời cho cử tri.

Bảo đảm hoạt động TXCT đem lại hiệu quả thiết thực, thực sự là nơi phản ánh ý chí, nguyện vọng của cử tri, là diễn đàn đối thoại tạo sự gần gũi, đồng thuận và củng cố niềm tin của cử tri với đại biểu dân cử, từ thực tiễn hoạt động xin đề xuất quy trình bốn bước, gồm:

Bước 1: Chuẩn bị TXCT. Việc quan trọng trong bước này là bằng nhiều biện pháp thông báo cho cử tri biết sớm thời gian, địa điểm, nội dung cần thông tin tại cuộc TXCT, những việc cử tri cần quan tâm chuẩn bị, như ý kiến, kiến nghị, phản ánh; những nội dung phức tạp, cử tri phải được tư vấn chuẩn bị bằng văn bản, có hồ sơ chứng cứ để tạo điều kiện cho đại biểu tiếp nhận thông tin dễ dàng. Phải vượt qua suy nghĩ coi việc cử tri phản ánh qua đơn thư trực tiếp cho đại biểu HĐND tại buổi TXCT, hay qua đường dây nóng là vượt cấp (thực tế đã có như vậy). Trong bước này, rất cần đề cao trách nhiệm và sự phối hợp của chính quyền cơ sở, của MTTQ và các đoàn thể xã hội trong việc thông tin, tổ chức sinh hoạt nhân dân, nắm tình hình, tâm tư nguyện vọng, tư vấn giúp đỡ cho cử tri là công dân, hội viên, đoàn viên của mình những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi tiếp xúc với đại biểu. Thậm chí, các đoàn thể tập hợp ý kiến, nguyện vọng chung thông qua các hội nghị của mình lập thành văn bản để kiến nghị với đại biểu tại cuộc TXCT.

Bước 2: Tổ chức TXCT bảo đảm tính khoa học và thiết thực. Dưới sự điều hành của đại diện UBMTTQ bảo đảm cân đối nhu cầu thông tin hai chiều. Trong đó, thời gian chủ yếu là tiếp nhận được nhiều thông tin từ cử tri, cần dành thời gian thỏa đáng cho phát biểu trực tiếp của cử tri kết hợp với các thông tin thông qua cơ chế dân chủ đại diện, miễn sao tình hình địa phương, đơn vị và nguyện vọng chính đáng của cử tri được phản ánh có chất lượng nhất trong thời gian ngắn nhất. Cần dành một thời gian cần thiết để giải trình và tiếp thu ý kiến, kiến nghị của cử tri. Đại diện MTTQ - với tư cách là người tổ chức điều tiết quá trình TXCT- phải có năng lực tập hợp và phân loại vấn đề cử tri nêu thuộc phạm vi thẩm quyền giải quyết của cấp chính quyền nào (nếu cần có sự hội ý thống nhất ý kiến với các đại biểu) để gợi ý và yêu cầu giải trình, tiếp thu các ý kiến, kiến nghị cụ thể, rõ ràng, đúng thẩm quyền trước khi kết thúc cuộc tiếp xúc.

Bước 3: Chủ động tham gia giải quyết các kiến nghị của cử tri sau tiếp xúc. Những vấn đề cử tri nêu ra khi có đủ cơ sở để xem xét, Tổ đại biểu HĐND cần có giải pháp tiếp cận giải quyết vấn đề như: nghiên cứu tài liệu, tiến hành khảo sát thực tế, tham mưu văn bản cho Thường trực HĐND yêu cầu các cơ quan, tổ chức giải trình với Tổ đại biểu; tổ chức đối thoại với cử tri và các cơ quan chính quyền, cơ quan chuyên môn, tìm sự đồng thuận trong việc xem xét, giải quyết các ý kiến, kiến nghị hoặc khiếu nại chính đáng của cử tri.

Bước 4: Tổ đại biểu HĐND kết luận kiến nghị hoặc báo cáo Thường trực HĐND tỉnh ban hành kết luận kiến nghị giải quyết ý kiến cử tri và thông tin rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng cho người dân biết, hoặc lựa chọn đưa ra chất vấn tại kỳ họp. Thực tế cho thấy giải pháp này rất hiệu quả, nhiều vụ việc đang trong thời gian khảo sát, lập văn bản kiến nghị, cơ quan có trách nhiệm đã tập trung giải quyết ngay, không chờ để đưa ra chất vấn hoặc ban hành văn bản kiến nghị. Mặt khác, Tổ đại biểu HĐND khi tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri ở địa bàn nào cần tổ chức cuộc họp mời đại diện MTTQ và các đoàn thể liên quan dự để cùng xem xét tổng hợp, bảo đảm tính khách quan, chính xác trước khi báo cáo lên Thường trực HĐND. Tổ đại biểu HĐND cũng cần thống nhất nội dung và phân công các thành viên chất vấn các cơ quan liên quan những vấn đề chưa được giải quyết, hoặc những vấn đề nhiều cử tri và đại biểu bức xúc. Sau khi tổng hợp xong, phải gửi báo cáo tổng hợp về cơ sở thông báo cho cử tri biết, để cùng giám sát quá trình giải quyết của các ngành hữu quan.