Giữ mối liên hệ thường xuyên với cử tri, đại biểu mới kịp thời nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và những kiến nghị chính đáng chuyển đến cơ quan chức năng yêu cầu giải quyết. Tuy nhiên, đại biểu HĐND không có thẩm quyền giải quyết những vụ việc, ý kiến cụ thể mà thực hiện trách nhiệm đại diện, trách nhiệm giám sát. Vì vậy, Thường trực HĐND tỉnh phải là cơ quan theo dõi, đôn đốc, xem xét việc giải quyết và trả lời khi những ý kiến, kiến nghị của cử tri được tập hợp từ nhiều nguồn tiếp nhận khác nhau gửi về. Thường trực HĐND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu thời gian qua đã có nhiều giải pháp tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ này.

Việc thu thập ý kiến, nguyện vọng cử tri của đại biểu HĐND được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Trước tiên là tại hội nghị TXCT, sau khi đại biểu HĐND tỉnh báo cáo với cử tri các nội dung của kỳ họp, hội nghị dành phần nhiều thời gian để cử tri bày tỏ tâm tư, nguyện vọng và đề xuất ý kiến, kiến nghị với HĐND. Đại biểu HĐND giải trình, tiếp thu các ý kiến, kiến nghị thuộc thẩm quyền. Một số ý kiến thuộc thẩm quyền cấp huyện, xã, đại diện UBND huyện, UBND xã giải trình để cử tri biết. Sau hội nghị TXCT, các tổ đại biểu HĐND thống nhất tổng hợp các ý kiến, kiến nghị gửi về HĐND tỉnh theo quy định. Thường trực HĐND tỉnh giao Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh tổng hợp chung để tiến hành xử lý. Ngoài ra,  ngày thứ năm hàng tuần, Thường trực phối hợp Ban Pháp chế HĐND thường xuyên thông qua công tác tiếp công dân tại trụ sở cơ quan, mở sổ theo dõi ghi chép đầy đủ các ý kiến, kiến nghị của cử tri; tổ chức phân loại, nghiên cứu trước khi chuyển cơ quan chức năng xem xét, giải quyết. Khi công dân có yêu cầu gặp mặt đột xuất, Thường trực HĐND tỉnh bố trí thời gian tiếp cử tri theo nguyện vọng. Vì vậy, các ý kiến, kiến nghị của cử tri đều được tiếp nhận đầy đủ, kịp thời qua nhiều kênh tiếp xúc.  

Về quy trình xử lý giải quyết ý kiến, kiến nghị của cử tri: Thường trực HĐND phối hợp cùng Ban Thường trực UBMTTQ tỉnh phân loại, rà soát, tổng hợp đầy đủ các ý kiến từ nhiều nguồn khác nhau do các tổ đại biểu gửi về; xem xét những nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh thì tổng hợp chuyển yêu cầu UBND tỉnh chỉ đạo giải trình, giải quyết và quy định thời gian cụ thể. Những vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện, xã thì chuyển yêu cầu các đơn vị này trả lời.

Sau khi tiếp nhận các văn bản giải trình, Thường trực HĐND tỉnh xem xét kỹ từng nội dung. Những văn bản giải trình đầy đủ, thỏa đáng, trách nhiệm thì chuyển cho Tổ trưởng các tổ đại biểu nơi cử tri có ý kiến để nắm bắt, theo dõi; đồng thời chuyển cho UBMTTQ cấp xã nơi cử tri phản ánh kiến nghị và thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng để cử tri theo dõi. Đối với những nội dung giải trình còn sơ sài, chưa rõ hoặc chuyển trách nhiệm cho các sở, ngành địa phương khác, Thường trực yêu cầu giải trình lại đến khi đạt yêu cầu, đúng quy định. Đối với những vấn đề lớn, liên quan nhiều ngành, nhiều địa phương và cần có thời gian, Thường trực phân công Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở để các cơ quan chức năng sớm phối hợp thực hiện, đeo bám quyết liệt đến khi có kết quả cuối cùng, báo cáo lại cử tri trong thời gian sớm nhất. Đối với những đơn vị, địa phương trả lời nhiều lần chưa đạt yêu cầu, Thường trực HĐND tỉnh đưa nội dung đó ra chất vấn tại kỳ họp, cần thiết ban hành nghị quyết buộc thực hiện. Những vấn đề cử tri phản ánh, kiến nghị nhiều năm chưa được giải quyết, được cử tri nhắc đi nhắc lại nhiều lần, Thường trực giao cho các ban HĐND tỉnh tổ chức đoàn giám sát, làm rõ những vướng mắc để có biện pháp tháo gỡ, không để tồn đọng kéo dài.

Sau khi tiếp nhận và chuyển yêu cầu các cơ quan chức năng giải quyết, Thường trực phân công bộ phận chuyên viên theo dõi để tiếp nhận các văn bản giải trình, giải quyết của cơ quan chức năng. Nhìn chung, UBND tỉnh và các cơ quan hữu quan đã thể hiện tinh thần trách nhiệm trong việc giải quyết các ý kiến, kiến nghị của cử tri, 85% các yêu cầu đã được giải trình, giải quyết.

Công tác giải quyết ý kiến, kiến nghị cử tri của HĐND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu thời gian qua đã có nhiều chuyển biến tích cực. Đây là công việc không dễ trong điều kiện hầu hết đại biểu hoạt động kiêm nhiệm, bộ máy giúp việc còn mỏng, cơ chế giải quyết còn bất cập. Do có sự thống nhất, trao đổi thường xuyên, kịp thời và thẳng thắn nên luôn nhận được sự đồng thuận của UBND tỉnh và các ngành, các địa phương. Những ý kiến, kiến nghị chưa phù hợp với các quy định của pháp luật thì vận động, giải thích để cử tri hiểu rõ, động viên chấp hành. Những nội dung cần ban hành cơ chế, chính sách thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND thì mạnh dạn đề xuất đưa ra kỳ họp, bàn bạc hoặc thông qua Đảng đoàn HĐND xin ý kiến Ban Thường vụ Tỉnh ủy trước khi quyết định. Những vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan Trung ương thì kiến nghị và bày tỏ quan điểm để cho ý kiến, tháo gỡ.

Tuy nhiên, hình thức TXCT của đại biểu hiện nay còn đơn điệu, chưa sâu rộng, chủ yếu tổ chức theo kiểu truyền thống “hội nghị”; thời gian tiếp xúc ngắn nên số lượt cử tri và lượng thông tin trao đổi với đại biểu chưa nhiều. Năng lực, trình độ của một số đại biểu chưa theo kịp yêu cầu do thiếu thông tin, kỹ năng TXCT còn hạn chế, phương pháp, cách ứng xử trong đối thoại với cử tri, nhất là những vấn đề bức xúc thường lúng túng, bị động. Dự tiếp xúc chủ yếu là cử tri chuyên nghiệp, chưa đa dạng thành phần, nhất là người trực tiếp lao động. Báo cáo tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri của các tổ đại biểu HĐND chưa phân loại rõ đâu là tâm tư nguyện vọng và đâu là những ý kiến, kiến nghị, đề nghị thuộc phạm vi chức năng cụ thể của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền giải quyết. Mặt khác, do phản ánh của cử tri chưa cụ thể, đôi khi gắn với quyền lợi cá nhân nên khi tổng hợp phân loại ý kiến, kiến nghị của cử tri còn khó khăn, thiếu địa chỉ cụ thể, dẫn đến việc tiếp nhận, giải quyết, trả lời của các cơ quan chức năng có mức độ. Các ý kiến do Thường trực HĐND tỉnh tổng hợp chuyển đến các cơ quan nhà nước có những nội dung trả lời còn chung chung, hoặc chỉ hứa là sẽ xem xét, giải quyết nhưng chưa có lộ trình thời gian giải quyết nên cử tri chưa thật yên tâm, tin tưởng.

Tiếp tục nâng cao chất lượng tiếp xúc, giải quyết ý kiến, kiến nghị của cử tri, trước hết cần lắng nghe để không bỏ sót, không hiểu sai và đặc biệt là chọn lọc vấn đề bức xúc, vấn đề lớn, hiểu rõ thẩm quyền, trách nhiệm, thực tiễn giải quyết của các cấp, các ngành... để có hướng xử lý đúng đắn. Tránh tiếp nhận  không có sự chọn lọc, dẫn đến không có trọng tâm, trọng điểm, trở thành hình thức, hứa suông khó thực hiện.

Giải đáp kiến nghị của cử tri tốt nhất là trực tiếp và kịp thời. Vì vậy, tại mỗi kỳ TXCT, lãnh đạo UBND tỉnh cần dành thời gian tham gia cùng các Tổ đại biểu nơi cử tri có nhiều ý kiến, kiến nghị liên quan đến quá trình điều hành của chính quyền địa phương; bố trí cán bộ UBND cấp huyện, xã tham gia cùng đoàn tiếp xúc để kịp thời giải đáp ngay những thắc mắc, kiến nghị thuộc thẩm quyền, hạn chế và giải tỏa những bức xúc của cử tri. Sau kỳ tiếp xúc, những vấn đề cấp bách, quan trọng, Thường trực HĐND tỉnh và UBMTTQ thống nhất lựa chọn, báo cáo Đảng đoàn HĐND xin ý kiến đưa ra chất vấn tại kỳ họp.

Ngoài tiếp xúc cử tri theo định kỳ, nên tổ chức nhiều đợt tiếp xúc theo chuyên đề, theo giới, theo lĩnh vực; tiếp xúc với cử tri là lão thành cách mạng, cán bộ, công chức, giáo viên... lắng nghe đầy đủ ý kiến của các tầng lớp xã hội để từ đó HĐND tỉnh xem xét, bàn bạc đề ra chủ trương, chính sách, biện pháp, định hướng ban hành nghị quyết sát hợp và kiểm nghiệm mức độ phù hợp của những nghị quyết đã ban hành trong cuộc sống.