Hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm M.OFFICE ở Cẩm Xuyên

09:30 05/06/2012

Lâu nay, việc chuyển các văn bản, chỉ thị, các chủ trương, chính sách giữa các phòng, ban trong huyện và từ huyện đến xã, thị trấn ở Cẩm Xuyên đều được thực hiện bằng văn bảngửi qua bưu điện. Do vậy cán bộ công chức phải đi lại nhiều lần,thông tin đến với người tiếp nhận lại chậm. Từ thực trạng đó, đầu năm 2011, UBND huyện Cẩm Xuyên đãquyết địnhsử dụng phần mềm M.Offce để chuyển các loại văn bản, giấy tờ giữa các phòng, ban với nhau. Từ năm 2012 đến nay đã triển khai đồng bộ trên phạm vi 18 phòng ban chức năng và 27 xã, thị trấn. Với M-Office, tất cả các giao dịch văn bản được quản lý tập trung trên mạng. Trước đây, tại phòng văn thư của UBND huyện, khi các loại văn bản, giấy tờ đến phải tập trung phô tô, kiểm đếm số trang và đóng vào các phong bì đưa đến bưu điện gửi về các xã, thị. Việc ứng dụng công nghệ thông tintrên cơ sở mạng nội bộ đãgiúp cho cán bộ, công chứcchủ động trong công việc của mình, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm rất nhiều chi phí cho việc mua sắm các loại văn phòng phẩm…

Nhằm sử dụng hiệu quả phần mềmM.Office, huyện Cẩm Xuyên đã mở 2 lớp tập huấn cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện và lãnh đạo, cán bộ văn phòng 27 xã, thị trấn. Hiện nay 45 phòng, ban và xã, thị trấn ở huyện Cẩm Xuyên đã quan tâm sử dụng chương trình phần mềm văn phòng điện tử M.Office để gửi các loại văn bản. Khi có văn bản đến, các phòng chức năng và xã, thị trấn có thể tiếp cận thông tin sớm, triển khai công việc ngay trong ngày. Còn trước đây, gửi bằng bưu điện phải mất 2 đến 3 ngày xã, thị trấn mới nhận được thư. Vì vậy, nhiều vấn đề đến ngày triển khai mà công văn của huyện vẫn chưa đến nơi nên cơ sở rất lúng túng và rơi vào tình trạng bị động.

Thay vì phô tô, in ấn và gửi qua bưu điện, nhiều loại văn bản đã được công chức văn phòng UBND huyện xữ lý qua phần mềm M.Office

Cùng với các chủ trương, chính sách khác thì gần 2 năm nay, khi huyện Cẩm Xuyên triển khai thực hiện cuộc cách mạng xây dựng nông thôn mới các loại văn bản giấy tờ gửi đến và đi ngày càng nhiều. Vì vậy, việc gửi qua M.Office đã khẳng định được tính ưu việt. Theo thống kê, trung bình mỗi ngày UBND huyện Cẩm Xuyên gửi đi từ 30 đến 45 đầu văn bản cho các phòng, ban, xã thị và ủy ban các xã, thị trấn gửi lên huyện 10 đến 12 đầu văn bản trong ngày. Tiết kiệm thời gian đi lại, tiết kiệm được trên 70% chi phí văn phòng phẩm. Tuy nhiên, hiện nay do số lượng máy tính trang bị cho cán bộ, công chức chưa nhiều và việc sử dụng phần mềm M.Office mới được triển khai trong các phòng chức năng của huyện và 27 xã, thị trấn nên chưa phát huy được tối đa hiệu quả của chương trình. Bà Lê Thị Ngọc – Phó Chánh văn phòng HĐND, UBND huyện Cẩm Xuyên cho biết: “Việc sử dụng phần mềm văn phòng điện từ M.Office để chuyển các loại văn bản đã đáp ứng được yêu cầu về tính kịp thời, khoa học. Các loại văn bản không để tràn lan trên bàn nữa mà được lưu trữ trong máy. Hạn chế được thời gian đi lại, chờ đợi của cán bộ văn phòng khi đi gửi các văn bản, giấy tờ. Chúng tôi cũng không tốn kém kinh phí phô tô, phong bì hay tem thư như trước đây nữa. Mỗi các nhân và phòng, ban, xã thị trấn trên cơ sở mật khẩu riêng của mình để kiểm tra các nội dung liên quan được gửi đến. Từ đó chủ động sắp xếp công việc của mình”. Với những kết quả bước đầu đạt được, với quyết tâm cao của lãnh đạo chính quyền các cấp ở huyện Cẩm Xuyên, hy vọng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý điều hành tỏng thời gian tới sẽ tạo được bước đột phá mới, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của huyện nhà nhanh và bền vững