Ban Pháp chế HĐND tỉnh khảo sát, giám sát về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh (năm 2019)

Để hướng dẫn thi hành, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025, trong đó khoản 1 Điều 46 quy định: “Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: (a) Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng; (b) Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh; (c) Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.”

Sau 10 năm thi hành Luật Công chứng 2014, hoạt động công chứng đã bộc lộ nhiều bất cập, nhất là trong việc xác định người thật - việc thật. Đã có không ít vụ việc liên quan đến công chứng hợp đồng giả, ký thay người vắng mặt, giả chữ ký, giả giấy ủy quyền… gây thiệt hại lớn cho các bên và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín nghề nghiệp. Trong bối cảnh đó, việc bắt buộc chụp ảnh với công chứng viên là một bước tiến quan trọng: Góp phần bảo vệ chính người dân trước rủi ro bị giả mạo; củng cố chứng cứ pháp lý để bảo vệ hiệu lực của văn bản công chứng; giúp các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tốt hơn trách nhiệm chứng nhận. Ngoài ra, quy định này cũng phù hợp với xu hướng số hóa hồ sơ công chứng và yêu cầu hiện đại hóa hoạt động quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, trong thực tiễn, vẫn còn những cách hiểu chưa đầy đủ về ý nghĩa pháp lý của việc chụp ảnh trong công chứng, dẫn đến một số biểu hiện lệch chuẩn cần được chấn chỉnh, như: chụp ảnh mang tính phô trương, đăng tải hình ảnh có công chứng viên lên mạng xã hội kèm lời bình dễ gây hiểu nhầm như “có công chứng viên đảm bảo” hoặc sử dụng hình ảnh làm công cụ quảng bá dịch vụ công chứng. Đây là những hành vi có thể ảnh hưởng đến tính khách quan, độc lập của nghề công chứng và cần được kiểm soát nghiêm túc. Vì vậy, công chứng viên cần tuân thủ quy trình, tôn trọng đối tượng được chụp ảnh, đồng thời tuyên truyền để người dân hiểu đúng và hợp tác.

Bên cạnh đó, một số ý kiến cho rằng quy định chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký là rườm rà, không cần thiết và có thể gây phiền hà cho người dân cũng như tăng chi phí, áp lực kỹ thuật cho các tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, cần nhìn nhận khách quan rằng quy định này không đi ngược xu thế mà chính là để theo kịp xu hướng tăng cường chứng cứ điện tử, đảm bảo tính xác thực và phòng ngừa rủi ro pháp lý. Trong bối cảnh số hóa toàn diện hồ sơ công chứng, ảnh chụp là một phần không thể thiếu trong việc bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch.

Tóm lại, quy định về chụp ảnh trong công chứng là bước tiến tích cực, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý và tính minh bạch trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên, cần thực hiện nghiêm túc, tránh biến tính chính thức thành biểu diễn mang tính hình thức hoặc trái với đạo đức nghề nghiệp. Và hơn hết, người hành nghề công chứng cần giữ mình trong chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, để mỗi hình ảnh được lưu lại trong hồ sơ không chỉ là minh chứng pháp lý, mà còn là sự khẳng định của một nghề nghiệp trung thực, khách quan và tận tụy với công lý./.