Việc lưu trử hồ sơ, các văn bản của HĐND chưa đầy đủ, sắp xếp không khoa học. Việc chuẩn bị nội dung phục vụ các kỳ họp HĐND còn chậm so với thời gian quy định, không có đủ thời gian để các ban của HĐND thẩm định và các đại biểu nghiên cứu trước, làm ảnh hưởng đến chất lượng kỳ họp.  Đa số các ban HĐND cấp xã hoạt động chưa đúng với chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Luật Tổ chức Chính quyền địa phương và Luật Giám Sát; một số ban hoạt động hình thức, lúng túng, chủ yếu “hợp thức hóa” các báo cáo của UBND khi thẩm tra, nguyên nhân do năng lực chuyên môn hạn chế và sự nể nang, né tránh. Một số ít địa phương cơ cấu đồng chí Trưởng Công an giữ chức Trưởng ban Pháp chế; đồng chí phụ trách Nông nghiệp, giao thông, thủy lợi làm Trưởng ban KT-XH nên rất hạn chế trong công tác giám sát, bởi không thể ‘mình tự giám sát mình”.

Việc xây dựng nghị quyết còn dựa vào những luật, văn bản đã hết hiệu lực mà không dựa vào những văn bản mới. Một số nghị quyết của HĐND cấp xã ban hành trái với quy định của pháp luật như: Quy định việc nhân dân đóng góp xây dựng NTM, đóng góp các loại quỹ mang tính tự nguyện, giảm bớt một số sắc thuế huyện giao… Riêng đối với các loại quỹ Quốc phòng - An ninh, đền ơn- đáp nghĩa, Bảo trợ trẻ em, Phòng chống thiên tai, ở một số địa phương thu chưa đúng theo đối tượng, mức thu và chi chưa đúng theo quy định của UBND tỉnh.

Công tác kiểm kê tài sản, tiền mặt thực hiện chưa nghiêm túc; cá biệt có một số đơn vị đưa kết quả kiểm kê đọc trong kỳ họp HĐND cấp xã, vừa kéo dài thời gian, vừa làm “lu mờ” vai trò giám sát, thẩm tra của các ban, vai trò giám sát, phản biện của Ủy ban MTTQ và thời gian thảo luận bị chi phối quá lớn vào những kết quả của kiểm kê mà không tập trung thảo luận vào những việc lớn của địa phương như tìm các giải pháp để phát triển kinh tế - xã hội.

 Kinh phí hoạt động của HĐND xã, thị trấn, hầu hết bố trí chưa đảm bảo; cá biệt một số nơi còn đưa vào một mục chung cùng với kinh phí hoạt động của UBND, gọi là “kinh phí hoạt động nhà nước” do UBND xã điều hành chung.

Nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, để HĐND cấp xã hoạt động  đạt hiệu quả cao hơn cần thực hiện tốt một số nhiệm vụ, giải pháp như sau:

Đối với Thường trực và các ban HĐND cấp xã cần chủ động hơn trong công việc, dành nhiều thời gian hơn để nghiên cứu các văn bản pháp luật, nhất là Luật Tổ chức Chính quyền địa phương, Luật Giám sát, Luật Ngân sách, Pháp lệnh Dân chủ cơ sở và các văn bản khác có liên quan đến công việc. Khi tổ chức các kỳ họp, cần chú ý về mặt thời gian và công tác chuẩn bị, nhất là các báo cáo, công tác giám sát, tiếp xúc cử tri và gửi tài liệu kỳ họp trước cho các đại biểu đảm bảo theo quy định.

Kế hoạch giám sát của Thường trực và các Ban HĐND cấp xã không nên đưa ra quá nhiều mà cần lựa chọn một số nội dung trọng tâm, liên quan đến nhiều người để giám sát; vừa đảm bảo thời gian, vừa phù hợp với công việc kiêm nhiệm, vừa đảm bảo cho các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ, không bị chi phối bởi công tác giám sát. Khi tổ chức giám sát cần nghiên cứu kỹ nội dung, xây dựng đề cương, thu thập thông tin, đối chiếu với những văn bản, những quy định có liên quan để  giám sát thực sự có chất lượng. Báo cáo thẩm tra của các ban cần viết gọn, tính khái quát lớn, nêu bật những vấn đề cần bổ sung, điều chỉnh, những giải pháp, kiến nghị đề xuất; tránh viết lại những nội dung trong báo cáo của Ủy ban nhân dân trình tại kỳ họp.

Trong các kỳ họp, cần chú trọng việc phát biểu và chất vấn. Theo hướng tổ sinh hoạt, phân công người phát biểu để không còn tình trạng đại biểu hội đồng chỉ là“cái máy giơ tay”;  ý kiến phát biểu là ý kiến chung của tổ, đại biểu phát biểu là người đại diện tổ, chứ không phải ý kiến cá nhân, tránh tình trạng phát biểu theo lối “tổng hợp ý kiến cử tri” hoặc chỉ kiến nghị đề xuất những lợi ích cho ngành mình, đơn vị mình. Đối với chất vấn, đây là một hình thức giám sát đặc biệt tại nghị trường được rất nhiều người quan tâm. Vì vậy, trước kỳ họp Thường trực HĐND phải giao cho mỗi ban, mỗi tổ chuẩn bị từ 1-2 câu hỏi chất vấn; căn cứ vào thời lượng kỳ họp, Thường trực HĐND chọn một số câu hỏi có nội dung liên quan đến nhiều cử tri, có nhiều ý kiến, kiến nghị để chất vấn tại chỗ, số câu hỏi còn lại yêu cầu UBND cấp xã trả lời bằng văn bản và báo cáo với cử tri tại các hội nghị theo đó.

Hội đồng nhân dân cấp xã không được ban hành nghị quyết thu các khoản đóng góp tự nguyện của nhân dân trái với quy định; đối với các loại quỹ đã được UBND tỉnh quy định rõ về đối tượng, mức thu thì không nhất thiết phải thông qua nghị quyết HĐND cấp xã lần nữa mà phải thành lập Ban vận động và thực hiện việc thu, chi theo đúng hướng dẫn của UBND tỉnh.

HĐND xã, thị trấn cần phối hợp với Ủy ban MTTQ tăng cường giám sát cấp thôn về các khoản huy động đóng góp tự nguyện của nhân dân để đảm bảo sự ổn định và phát triển. Thực tế ở thôn hiện nay, vận động thu rất nhiều thứ để xây dựng NTM, phục vụ công tác điều hành của thôn, quỹ hội, quỹ đoàn…mà cấp xã không nắm được cụ thể, cán bộ thôn năng lực có phần hạn chế lại thay đổi nhiều, khi sự việc xẩy ra thì đã muộn, rất khó xử lý và ảnh hưởng lớn đến chính trị cũng như phong trào của địa phương.

Các xã, thị trấn phải bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của HĐND, có một mục riêng trong dự toán, tối thiểu bằng mức kinh phí hỗ trợ của UBND huyện, thực hiện chi theo Nghị quyết số 82/2017/NQ-HĐND tỉnh Hà Tĩnh về “Quy định một số chế độ chính sách và điều kiện phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp” để HĐND hoàn thành nhiemj vụ được giao.